Wat is een goede voorzitter? Iemand die een vergadering strak leidt of iemand die de ruimte geeft? En als je al ruimte geeft, hoeveel dan? Ook al weet je het zo goed, de praktijk is weerbarstig.
Ik houd zelf van een strak geleide vergadering, die op tijd begint en op tijd eindigt. Als mensen in herhaling vallen, dan is hun spreektijd voorbij. Ik heb weinig geduld met mensen die alleen zichzelf graag horen. Maar dat laat ik natuurlijk niet blijken. Vriendelijk, doch beslist, met een glimlach wijs ik hen erop dat hun spreektijd voorbij is. Meestal hebben ze de boodschap begrepen. Een enkeling probeert het nog eens.
Maar, het gaat ook wel eens anders. Jij hebt als voorzitter je agenda. Die wil je graag binnen de tijd afronden, en dan wil opeens een groep mensen over een heikel thema discussiëren. Een onderwerp dat niet gepland is, maar waarover de meningen verdeeld zijn en waarbij de emoties hoog oplopen. Een cursist van mij maakte het mee. Zijn oplossing: het onderwerp toch maar op de agenda zetten en er een half uur over discussiëren. Het ene deel van de zaal was daar blij om, het andere deel niet. Had hij het nou goed gedaan, vroeg hij zich af.
Hier houden de regels van strak voorzitten op, vind ik. Als een thema tot zoveel opwinding leidt, dan ontkom je er niet aan om het alsnog op de agenda te zetten. Al is het maar dat iedereen zijn mening kan geven. De druk moet van de ketel. En ook al zou een meerderheid tegen de discussie zijn, dan nog kun je besluiten het wél op de agenda te zetten. Je peilt de temperatuur van de zaal.
Als ik zelf voorzitter ben, moet ik altijd even acclimatiseren: wat zijn dit voor mensen, wat leeft er in groep, wat hangt er in de zaal. En dan ga ik aan de slag, met die agenda – voor zover mogelijk. Mijn doel is dat de mensen met een goed gevoel naar huis gaan. Ook al hebben ze niet op alle punten hun gelijk gehaald. Maar wel is alles besproken wat besproken moest worden. Als voorzitter heb ik al mijn voelsprieten uitstaan. En dan wil ik ook nog op tijd klaar zijn.