Misschien herken je het: je gaat in je eentje naar een feestje, waar je weinig mensen kent. De gastheer of -vrouw is ver te zoeken. En als hij of zij al naar je toekomt, dan word je snel wegwijs gemaakt: ‘Daar staan drank en hapjes.’ Je kijkt om je heen. Bij wie ga je staan? Iedereen lijkt druk en vrolijk met elkaar in gesprek.
Van een collega hoorde ik hoe hij ontvangen werd geheten op een feestje van het volleybalteam van zijn vrouw. Hij kende nauwelijks iemand, behalve haar. Maar meteen bij binnenkomst kwam de gastheer naar hem toe, heette hem welkom, knoopte een praatje aan en bracht hen in contact met de andere leden van het team. Gedurende de avond, kwam hij af en toe langs om te zien of zijn onbekende gast het naar zijn zin had. De leden van het team kwamen dikwijls langs met hapjes en vulden ook zijn glas bij. Natuurlijk deed zijn vrouw ook volop mee. Na afloop kwam de gastheer naar hem toe en vroeg hoe zijn avond was geweest. Hij was opgenomen in het team.
Zo kan het dus ook. Het ging om een volleybalteam dat vooral uit Surinamers bestond. Misschien had dat, o cliché, ermee te maken. Maar het is voor iedereen te leren. En het is één van de belangrijkste tips van Priya Parker, in ‘De Kunst van het Samenkomen’: wees een gastheer/vrouw, een echte en geen relaxte. ‘Als je voor een uur of een dag een koninkrijk creëert, regeer het dan – regeer het met generositeit.’ Aldus Parker.
Wat ze bedoelt: een bijeenkomst, of het nu een congres, een heisessie of een familiediner is, begint met de touwtjes in handen nemen. Je bepaalt het doel van de bijeenkomst, wie je uitnodigt (en wie je thuis laat), waar je bijeenkomt, ,en hoe je het gaat aanpakken. Een bijeenkomst begint al als de uitnodiging de deur uitgaat. Vanaf dat moment ga je de mensen op jouw bijeenkomst voorbereiden.
En als de dag dan aanbreekt, dan laat je ze aankomen. Je verwelkomt ze en helpt ze acclimatiseren. Dat doe je niet alleen met een drankje, maar ook door bijvoorbeeld mensen aan elkaar voor te stellen. Van al die gasten probeer je dan ook weer een groep te smeden.
Dat doe je door hen en jezelf persoonlijke verhalen te laten vertellen. Maar ook bijvoorbeeld door de dingen voor je gasten te regelen. Bij een diner zorg je voor een tafelschikking (fijn dan hoeven de gasten zich daar geen zorgen over te maken). Je waakt over je gasten: komt iedereen in het gesprek aan bod? Of neemt iemand wel heel veel ruimte in met zijn privé-belangen. Jij, als gastheer/vrouw staat ‘dwingend ten dienste van je gasten’, schrijft Parker. Dus je mag ook je autoriteit laten gelden.
Parker raakt aan iets dat ik vaak mis bij Nederlandse bijeenkomsten. Dat je vooral niet te veel ‘baas’ mag zijn, maar één van hen. Maar als gastheer/vrouw, gespreksleider of presentator heb je een andere rol. Je waakt immers over het doel en welzijn van de gasten voor de duur van de bijeenkomst.
Als het ‘relaxt’ moet, wordt het snel onverschillig.
Een bijeenkomst heeft een begin, midden en eind. Dus is het belangrijk om mensen goed te ontvangen, tijdens de bijeenkomst alert te blijven en ook goed af te sluiten. Parker heeft het over de bel voor de laatste ronde, zoals dat in een kroeg gaat. Dat is het moment om aan te kondigen: we gaan richting einde van het programma. Het diner is afgelopen en we verplaatsen ons voor een afzakkertje naar de salon. Degenen die dan naar huis willen, kunnen met goed fatsoen gaan.
Bij een congres of heisessie weten de mensen: we zijn bijna klaar. Ze komen in die modus. En dan is het nog belangrijk om écht af te sluiten: niet met parkeerkaarten, uitgebreide bedankjes en routes, maar met een boodschap, een korte samenvatting met uitsmijter of een gezamenlijk lied.
Als je mensen uitnodigt voor een bijeenkomst, dan vallen ze onder jouw hoede. Dan zorg je voor ze, aldus Parker, met ‘gastvrije autoriteit’.
En als je nu denkt: ‘Zó wil ik het ook…dan help ik je. Ook als het online moet. Bel gerust of mail!
Priya Parker, The art of gathering. How we meet and why it matters (2018)
